Dialog w branży mleczarskiej

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size
Drukuj PDF

Chciałam zasięgnąć porady w sprawie dotyczącej rozliczania delegacji osobom nie będącym pracownikami firmy. Dokładnie chodzi o osoby fizyczne, z którymi podpisana jest umowa o świadczenie usług, natomiast zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów ewentualnych podróży czy noclegów. Czy można w takim przypadku zwrócić poniesione koszty na podstawie delegacji, czy można takiej osobie wypłacić zaliczkę na pokrycie kosztów podróży, tak jak pracownikowi?

 

Nie można mówić o delegacji na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak np. umowa  zlecenia, umowa o dzieło czy też umowa o świadczenie usług. Pojęcie „podróży służbowej (delegacji)” związane jest bowiem z umową o pracę i polega na wykonywaniu przez pracownika zadań określonych przez pracodawcę głównie poza miejscowością, która określona została w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy.

Szczegółowe informacje na temat terminu i miejsca podróży służbowej określane jest przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego. Dokument ten ze względów podatkowo – księgowych powinien podpisany być przez pracodawcę lub przez osobę przez niego upoważnioną jak również powinien być sporządzony w odpowiedniej formie tzn. mieć formę pisemną oraz określać szczegółowe informacje na temat delegacji jak :

  • wskazanie osoby delegowanej,
  • wskazanie  miejsca i terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
  • wskazanie  środka transportu oraz
  • wskazanie miejsca, w którym cel wyjazdu służbowego ma być realizowany.

Z tytułu odbywania przez pracownika podróży służbowej przysługują pracownikowi takie uprawnienia jak diety oraz zwrot kosztów przejazdu z miejscowości stałego miejsca wykonywania pracy bądź miejsca zamieszkania pracownika do miejsca przeznaczenia wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego. Szczegółowe informacje na temat maksymalnej wysokości przysługujących pracownikowi diet określone zostały w:

  • Rozporządzeniu Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 r. w sprawie warunków ustalania i zasad kosztów używania do celów służbowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 41, poz. 239);
  • Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 336, poz. 1990, z późn. zm.);
  • Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

Wszystkie wyżej wskazane akty prawne, chodź w sposób bezpośredni dotyczą jedynie pracodawców, którzy delegują w podróż służbową swych pracowników, to mogą być w sposób pośredni wykorzystywane przez podmioty będące stronami umów cywilnoprawnych tzn. zleceniodawców i zleceniobiorców, usługodawców i usługobiorców czy też zamawiającego dzieło i jego wykonawcy.

W rzeczywistości bowiem może dochodzić do takiej sytuacji, że zleceniobiorca realizujący umowę o świadczenie usług w celu właściwego wykonania przedmiotu umowy może wyjeżdżać poza miejsce wskazane w umowie jako miejsce jej wykonania/świadczenia. W takim przypadku zleceniodawca na podstawie art. 742 kodeksu cywilnego (dalej zwanego w skrócie „k.c.”) zobowiązany jest do pokrycia kosztów tego wyjazdu.

Zwrot kosztów takich wyjazdów, mimo istnienia podstawy prawnej w art. 742 k.c. w związku z art. 750 k.c. nie będzie automatycznie obejmował wypłat wszystkich świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników z tej to racji, iż zleceniobiorca/wykonawca usługi nie jest pracownikiem zleceniodawcy. Aby rozliczenia stron stosunków cywilnoprawnych poza wszystkimi bezpośrednimi kosztami podróży obejmowały wypłatę diet i ryczałtu za np. podróż służbową czy też godziny nadliczbowe to muszą być takie zapisy zawarte w umowie. Umowa może przy tym przewidywać świadczenia wyższe, jak i niższe od przewidzianych ustawowo w przypadku podróży służbowych pracowników, jak również umowa może pomijać w ogóle takie świadczenia. Jeżeli strony umowy cywilnoprawnej zdecydują się na zastosowanie rozwiązań analogicznych do tych jakie obowiązują strony stosunków pracowniczych, to powinni pamiętać, iż określony w umowie obowiązek odbycia wyjazdów tzw. „delegacji służbowych” powinien bezpośrednio wynikać z zakresu, rodzaju wykonywanych w ramach umowy czynności. Należy przy tym tak uregulować obowiązki stron umowy cywilnoprawnej aby nie budzącym wątpliwości był fakt, iż zleceniobiorca nie podlega kierownictwu zleceniodawcy (w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy). Obowiązek takiego wyjazdu powinien wynikać jedynie z konieczności prawidłowego wykonania umowy.

Reasumując stwierdzić należy, iż strony stosunku cywilnoprawnego korzystając ze swobody kontraktowej (art. 353 k.c.) mogą w sposób dowolny określić swe wzajemne stosunki.

Oznacza to, że strony, w tym przypadku umowy o świadczenie usług, mogą w umowie wprost odwołać się do zasad wynikających ze wskazanych w przedmiotowej odpowiedzi rozporządzeń (które regulują kwestie „podróży służbowych” w odniesieniu do pracowników) i ustalić, że zleceniobiorca w przypadku wyjazdów nie będzie otrzymywał tylko ściśle rozumianego zwrotu kosztów związanych z wyjazdem i tylko kosztów udokumentowanych, ale także diety. Strony takiej umowy mogą także w umowie określić, poza dietami, ryczałt za nocleg, jak również ryczałt na przejazdy lokalne.

Istotne znaczenie pod względem podatkowo – księgowym dla omawianego zagadnienia ma brzmienie art. 21 ust. 1 pkt 16 b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazuje on, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z powyższego wynika, iż wszystko to, co osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej otrzyma w związku z wyjazdem w celu wykonania zlecenia jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o ile nie przekracza kwot ustalonych zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników, co przemawia za rozwiązaniem sugerującym zleceniodawcy takie uregulowanie kwestii zwrotu kosztów wyjazdów osób fizycznych będących zleceniobiorcami/wykonawcami usług – jak to zrobił ustawodawca w stosunku do pracowników.

W tym miejscu należy także wspomnieć, iż w celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, które mogą pojawić się w związku z prawidłową klasyfikacją umów i ich charakteru, osoby odpowiedzialne za stronę redakcyjną umów cywilnoprawnych nie powinny posługiwać się pojęciami właściwymi dla stosunków pracowniczych. Oznacza to, że nie należy w umowach cywilnoprawnych posługiwać się pojęciem “wyjazdów służbowych”, gdyż nazwa ta sugeruje występowanie podporządkowania zleceniobiorcy drugiej stronie umowy. Podporządkowanie, jako podstawowy element stosunku pracy, nie może występować w umowie cywilnoprawnej. Jest to stosunek prawny, w którym wzajemne zobowiązania wynikać powinny szczegółowo z łączącej strony umowy. Kwestia ta może być istotna w przypadku sporu o ustalenie, czy mamy do czynienia z umową cywilnoprawną czy umową o charakterze pracowniczym w sytuacji, gdy część kwestii, w tym kwestii związanych z „podróżami służbowymi” zostanie uregulowana w sposób analogiczny jak w stosunkach pracowniczych. O tym aspekcie należy pamiętać przy konstruowaniu umowy, nie jest to jednak żadna przesłanka przemawiająca przeciwko uregulowaniu kwestii tu omawianych jak w prawie pracy.


Podstawa prawna:

  • art. 22 Kodeksu pracy,
  • art. 353, 742  i 750 Kodeksu cywilnego,
  • art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. nr 14 z 2000 r., poz. 176 z późn. zm.),
  • rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 336, poz. 1990),
  • rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
  • rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 r.
    w sprawie warunków ustalania i zasad kosztów używania do celów służbowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 41, poz. 239).

Odpowiedzi udzieliła: Anna Durka, Radca prawny